Não há como negar que muitas das reuniões corporativas realizadas dentro das empresas poderiam ser facilmente substituídas por e-mail, mas é válido lembrar que alguns encontros presenciais ou remotos são indispensáveis para uma melhor articulação da comunicação interna empresarial. Há que se considerar também que este tipo de encontro pode representar uma estratégia para unir e engajar colaboradores, evitando o isolamento e desconexão da equipe de trabalho com a empresa.
Organizações que não possuem momentos de encontros para discussão e debate em reuniões podem sinalizar autoritarimo, o que favorece a percepção de uma cultura não integradora. Portanto, simplesmente eliminar as reuniões profissionais da agenda organizacional por conta de reclamações da equipe e até mesmo por mal planejamento das mesmas, não é uma decisão sábia.
Joseph A. Allen, professor da Universidade de Utah e diretor do Center for Meeting Effectiveness, defende que uma reunião deve atender a dois critérios para justificar sua existência: ter um propósito definido e a necessidade de colaboração do grupo. Por isto mesmo, vale a pergunta: precisamos mesmo dessa reunião?
A primeira orientação é justamente filtrar o que precisa de um um encontro ao vivo e o que, definitivamente, não precisa. Informes que não carecem de debates maiores devem ser feitos em tempo real, por e-mail ou mensagem de texto, pedindo a confirmação do recebimento – e reforçando que o espaço está aberto para dúvidas, comentários e discordâncias. Dessa forma, não atrapalha a agenda de ninguém. Se aquilo gerar algum tipo de discussão, aí sim, marca-se uma reunião para debater o tema
Mesmo algumas tarefas como a apresentação de novos membros da equipe, não precisam de uma reunião exclusivamente marcada para isso. Pode-se esperar até um encontro necessário e aproveitar os seus primeiros minutos para esse tipo de informação, bem como para reforçar informações já passadas de forma assíncrona.
No caso de temas delicados, como feedbacks negativos, avaliações de desempenho, orientações sobre formas de fazer o trabalho, mesmo que não envolvam a necessidade de debate, o encontro presencial é mais indicado para tais situações porque o tom de voz, a linguagem corporal e as nuances da comunicação verbal ajudam a humanizar o tema e costumam funcionar melhor no formato reunião do que num texto escrito.
Após estas análises, se mesmo assim ficar a dúvida sobre necessidade de uma reunião, não há nenhum problema em perguntar a opinião da equipe e reforçar que os convites também podem ser recusados caso haja uma boa alternativa. Todos estes cuidados tem a finalidade de reduzir a improdutividade advindas de reuniões desnecessárias.
Há dados que mostram o tamanho do problema. Em um estudo de 2022, Steven Rogelberg, professor de administração da Universidade da Carolina do Norte e pesquisador especializado no tema, se juntou à Otter.ai, que vende um software para gravação de videoconferências, e recrutou 632 funcionários de várias empresas americanas para uma pesquisa. Os participantes responderam questionários sobre suas rotinas e como se sentiam em relação a elas.
A conclusão central, porém, foi outra: os entrevistados avaliaram que não precisariam aparecer em 31% dos encontros, quase um terço.Ao mesmo tempo, acabavam recusando, de fato, apenas 14% dos convites, porque se sentiam pressionados a estar presentes. Mesmo assim, no caso de reuniões online, 70% confirmaram que faziam outras coisas em paralelo ao longo do evento.
Outro cuidado necessário é sobre quem são as pessoas que precisam estar presentes na reunião?. O convite às pessoas realmente indispensáveis pode contribuir para eliminar a ideia e a cultura de inutilidade de reuniões, reduzindo a improdutividade e favorecendo o engajamento da equipe na solução de problemas. O que não podemos é continuar com a prática de reuniões desestruturadas, sem definição de ações, sem prazos e tendo que convocar outra reunião para esclarecer aspectos não determinados na reunião anterior porque as pessoas estratégicas do encontro não estavam presentes.
